Åpne kontorlandskap: Faktaside fra Arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet har laget en faktaside for åpne kontorlandskap. Det er viktig å påpeke at krav her ikke gjelder bare for åpne landskap, men alle typer kontorarbeidsplasser. Mellomrom understreker at det alltid handler om å få til gode kvaliteter i løsningene og god brukermedvrikning. Det må også være en kobling mellom arkitekturen og bedriftens arbeidsprosesser, strategi og kultur - både dagens og fremtidens.


Mellomrom er nøye på å følge Arbeidstilsynets retningslinjer for utforming av kontorløsninger. Mellomrom har 15 års erfaringer og store forskningsprosjekter på nettopp dette feltet. Ta kontakt med oss dersom din bedrift planlegger nye kontorlokaler eller ønsker endringer i eksisterende lokaler. 


I tillegg vil Mellomrom påpeke at det selvsagt er stor forskjell mellom ulike typer "landskap" og at det er problematisk at dette ofte fremstilles som en felles kategori for kontorløsninger, og at eneste motsetning er "cellekontor". Ta kontakt med oss for mer informasjon og rådgivning til utforming.


Her finner dere teksten fra faktasiden: 


Lovverkets krav til åpent kontorlandskap er de samme som for andre kontorarbeidsplasser. Disse kravene må arbeidsgiver kjenne og ta hensyn til, også når virksomheten planlegger og utformer arbeidsplasser i åpent landskap.


Vi skiller mellom faste og fleksible arbeidsplasser i et kontorlandskap. Flere arbeidsplasser har en kombinasjon og sambruk av kontorplasser. Uansett valg av løsning må arbeidsplassen utformes og innrettes i samsvar med lov- og forskriftskrav.


Planlegg, samarbeid og hent gode råd

Husk å involvere alle parter i planleggings- og driftsfasen. Arbeidsgivere, ledere, arbeidstakere og vernetjeneste/AMU har alle en nøkkelrolle og må få informasjon om de kravene som gjelder. 


Be arbeidstakerne peke på utfordringer og komme med forslag til løsninger. Det er de som vet best «hvor skoen trykker». Vernetjeneste/AMU og andre tillitsvalgte skal bidra på grunnlag av innspill fra ansatte. Kartleggingen skal avdekke helsebelastende forhold som må følges opp med konkrete tiltak. Drøft HMS og arbeidsmiljøforhold i for eksempel vernerunder, avvikssystem, driftsmøter, personalmøter og medarbeidersamtaler.

Husk også at bedriftshelsetjenesten (BHT) kan bistå med råd og kompetanse i arbeidsmiljøarbeidet. Hvis virksomheten ikke har plikt til å knytte til seg en godkjent bedriftshelsetjeneste, bør den uansett hente råd fra en seriøs HMS-aktør.


Krav til fysisk utforming og inneklima


Gulvareal

Hver kontorarbeidsplass i landskap må ha et gulvareal som gir fri plass til gode og varierte arbeidsstillinger og bevegelser. Plassen skal sikre at arbeidet og bruk av arbeidsutstyr ikke går utover sikkerhet og helse, jf.arbeidsplassforskriften § 2-1 andre ledd.

Arbeidstilsynets forvaltningspraksis følger arealnormen som sier at hver arbeidsplass skal ha et gulvareal på minst 6 m2. Arealnormen er basert på erfaring med det arealet hver arbeidstaker minst må ha for å ha «tilstrekkelig personlig rom» rundt seg.


Tilstrekkelig rom gjør at arbeidstakeren kan variere arbeidsstillinger og bevegelser uten hindringer unngår opplevelsen av trengsel ved å ha kollegaer «tett på» kan plassere nødvendig utstyr og innretninger på forsvarlig avstand (pc-utstyr, belysning, lagring, skjerming osv.). Husk at arealer for atkomst og fellesfunksjoner kommer i tillegg. Det betyr at gangareal, fellesareal, stillerom, møterom osv. ikke skal regnes med i arealgrunnlaget.


Inneklima

Dårlig inneklima på arbeidsplassen reduserer evnen til å jobbe effektivt. For arbeidstakerne kan det føre til helseplager som hodepine, trøtthet, konsentrasjonsvansker og irritabilitet.

Kontorarbeidsplasser i landskap skal ha tilfredsstillende klima med hensyn til temperatur, fuktighet, trekk, luftkvalitet og sjenerende lukt. Arbeidsgiver skal beskytte arbeidstakerne mot giftige eller helseskadelige stoffer jf.arbeidsplassforskriften §§ 2-14 og 7-1. Hvis det ikke er mulig å unngå forurensninger, må de fjernes eller tynnes ut ved hjelp av ventilasjon. Ventilasjonsbehovet skal dimensjoneres ut fra personbelastning (antall personer i lokalet)

bygning, interiør (f.eks. teppegulv) og installasjoner type arbeid eller prosesser som utføres i lokalene.


Anbefalt temperatur i kontormiljøer er 22 grader. Temperaturen bør ikke være under 19 grader eller over 26 grader. Husk at arbeidstakere kan ha spesielle behov som setter krav til individuell tilpassing av inneklimaet. Eksempler er gravide og arbeidstakere med allergier og plager i forbindelse med overgangsalder.


Dagslys, utsyn og belysning

Hver enkelt arbeidsplass skal ha dagslys, utsyn og god belysning, jf. arbeidsplassforskriften §§ 2-10 og 2-11.


Dagslys ved arbeidsplassen 

Dagslys er nødvendig for å styre den biologiske klokka slik at arbeidstakerne kan holde seg våkne, opplagte og friske.


Kunstig belysning kan i praksis ikke erstatte naturlig lys. Grunnen er at lysspekteret ikke greier å imitere dagslyset godt nok til å ivareta de fysiologiske behovene. Ved for lite dagslys blir døgnrytmen forstyrret og arbeidstakerne kan pådra seg hodepine, irritabilitet, konsentrasjonsvansker, søvnproblemer, lettere psykiske lidelser osv. Helseplagene kan i sin tur føre til at arbeidstakerne blir mindre effektive og mindre sosiale.


Utsyn fra arbeidsplassen

er grunnleggende for å kunne orientere seg i omgivelsene og gi opplevelse av oversikt og kontroll er viktig for å kunne «hvile blikket» slik at øyemuskulaturen får avspenning

Av den grunn må ingen faste arbeidsplasser ligge for langt fra kilden til dagslys og utsyn. Uansett avstand må ikke skillevegger, reoler og annen innredning i lokalet hindre dagslys og utsyn.


Belysning

Arbeidsplassen må ha gode synsforhold. Blant annet må det være tilfredsstillende allmenn- og plassbelysning for den enkelte i kontorlandskapet. Gode, tilrettelagte lys- og synsforhold forebygger arbeidsrelaterte helseplager og sikrer at arbeidsoppgavene kan løses effektivt og nøyaktig.


Dårlige lysforhold, på grunn av for eksempel svak lysstyrke eller blending, påvirker trivsel og arbeidsevne. Arbeidstakerne kan også få helseplager som synsforverring, stressrelaterte lidelser, hodepine, muskelplager og smerter.


Arbeidsgiver må sørge for gode belysningsforhold ved å kartlegge

hvilke arbeidsoppgaver som skal gjøres individuelle forhold som alder og synsegenskaper

om arbeidstaker har nødvendige innretninger for å sikre god «synsevne» og om arbeidsplassen er utformet og tilrettelagt for den enkelte.


Støy

Arbeidsgiver må sørge for at hver enkelt kontorarbeidsplass er utformet og innredet slik at den er beskyttet mot støy. Støy er definert som uønsket lyd og kan være en stressfaktor.

Grensen for hva som oppfattes som «sjenerende støy» er individuell. Forskrift om tiltaks- og grenseverdier § 2-1 setter støygrensen for å gjøre tiltak på kontorarbeidsplasser til 55 dB. Grensen er satt lavere enn lydnivået ved vanlig tale på rundt 60 dB.


Kontorlandskap har vanligvis også andre støykilder enn tale, som skrivere, kopimaskiner osv. For å hindre at støy blir en helserisiko har arbeidsgiver plikt til å gjøre «nødvendige tiltak». Et slikt tiltak kan være å bygge inn eller skjerme støykilder fra kontorarbeidsplassene.


Mange bruker teppegulv for å redusere blant annet trinnstøy. Husk da at inneklima og luftkvalitet blir bedre uten tepper. Teppegulv forringer innemiljøet og øker risikoen for arbeidsrelaterte helseplager som luftveisinfeksjoner, allergier osv. Teppebruk stiller derfor større krav til renhold og ventilasjon.


Universell utforming 

Åpne kontorlandskap skal være utformet, dimensjonert og innredet slik at arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne kan arbeide i virksomheten. Dette betyr at arbeidsplassen må ha tilrettelagt utvendig atkomst, tilrettelagt innvendig atkomst (heisløsning) mellom etasjer, og riktig dimensjonering av slikt som dører, terskler, handicaptoalett, garderobe(r) osv. Se arbeidsmiljøloven §§ 4-1 femte ledd, 4-6 første ledd og arbeidsplassforskriften § 2-4.


Krav til andre rom

Kontorarbeidsplasser i landskap skal ha eget spiserom eller tilgang til passende lokaler utenfor virksomheten. Arbeidstakerne må ha tilgang til spiserom når de har behov for det. Det betyr at det ikke er anbefalt å kombinere spiserom og møterom. Hvis virksomheten har ansatte med behov for ekstra hvilepauser i arbeidstiden, for eksempel gravide eller ammende, bør det finnes egnet rom for dette.


Antallet toaletter skal være tilpasset antall arbeidstakere, og det skal være atskilte toaletter for kvinner og menn. Toalettene må være plassert i fornuftig avstand til arbeidsplassen.

Arbeidstakerne skal ha tilgang til garderober med plass for opphengning og eventuelt oppbevaring av tøy.


Sjekkliste - dette må du kartlegge

Kontorlandskap stiller særlige krav til hva du må kartlegge for å sikre et godt arbeidsmiljø

for hver enkelt arbeidstaker. Når du kartlegger risiko, må du ta hensyn til faktorer som:


- virksomhetens størrelse

- ansattes egenskaper og sammensetning

- standarden på lokalene

- inventar og interiør

- hvilket arbeid som skal utføres

- kjennskap til gjeldende lov- og forskriftskrav

- hva som skal til for å drive et godt forebyggende HMS-arbeid


Under følger en oversikt over hva du må undersøke og risikovurdere for å møte kravene som gjelder. Kartleggingen må ta utgangspunkt i både de enkelte arbeidstakerne og arbeidet som skal gjøres.


Gå gjerne gjennom listen sammen med bedriftshelsetjenesten. Merk at listen ikke er uttømmende – du gjør derfor klokt i å samarbeide med BHT for å sikre at du har vurdert alle aktuelle risikofaktorer.


1.  Vurder hvordan kontorarbeidsplassene skal utformes;

- Faste arbeidsplasser? Fleksible arbeidsplasser?


2.  Vurder hvordan arbeidsplassen skal ivareta ulike arbeidsoppgaver;


- Ved behov for ro og avskjerming

- konsentrasjonsarbeid

- krevende telefonsamtaler

- krav til konfidensialitet/taushetsplikt

- Ved behov for sosial interaksjon og teamarbeid

- samarbeid og informasjonsflyt

- kunnskapsdeling

- opplæring


3. Vurder den fysiske utformingen av arbeidsplassen mht.

fellesareal og gulvareal per arbeidsplass;


- behov for inventar som hyller/skap og skuffer

- behov for skjermvegger/skillevegger

- behov for lagring av fag- og driftsmateriell

- behov for lagring av personlige eiendeler

- behov for lagring av personlig tilretteleggingsutstyr


4.  Vurder plasseringen av ulike rom og soner mht.

arbeidssoner;


- gangsoner/«korridorer»

- sosiale soner/spiserom

- stille soner/stillerom

- møterom

- maskinrom

- behovet for lagring av alle rekvisita som tilhører kontoret (felleslagring)


5. Vurder behovet for støydemping og risikoen for støy;


- fra samtaler og sosial interaksjon mellom kollegaer

- fra datautstyr

- fra tekniske installasjoner (kontortekniske, ventilasjon og interiørtekniske)

- fra tilstøtende lokaler og omgivelser, f.eks. fellesareal, kaffeautomater, inngangspartier, gjennomgangssoner og toaletter

- fra sjenerende, personlig støy som hosting, snufsing o.l.

mht. akustiske forhold som demper eller forsterker støy


6. Vurder bruken av tepper og gulvbelegg mht.;


- materialvalg (med tanke på støy, avgasser, friksjon, støv osv.)

- heldekkende (jo mer tepper, dess større inneklimautfordringer)

- emisjonsfaktor (behov for luftmengde/ventilasjon med tanke på støv og avgasser osv.)

- renholdsbehov


7. Vurder inneklimaforhold, krav til klimainstallasjoner og plassering av ventilasjon, luftventiler og termostater mht.;


- temperatur

- luftkvalitet (fuktig eller tørr)

- trekk

- sjenerende lukt

- giftige eller helseskadelige stoffer


- Husk at ventilasjonsbehovet avhenger av

hvor mange mennesker som arbeider i lokalene

utformingen av bygningen og interiøret (f.eks. teppegulv).


- tekniske installasjoner

- arbeidsoppgavene som utføres


8. Vurder tilgangen til dagslys og utsyn mht.;


- plassering av den enkelte kontorarbeidsplassen i lokalet

- plassering av vinduer/kilde til dagslys og utsyn

- plassering av annet inventar/innretning som kan hindre dagslys og utsyn


 9. Vurder belysning og synsforhold mht.;


- hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres i lokalene

- utformingen og innretningen av arbeidsutstyr

- synsevnen til den enkelte ansatte (optometri)

- utforming og tilpassing av den enkelte arbeidsplassen (ergonomi)

- allmennbelysning (dagslys, utsyn og rombelysning)

- plass- og punktbelysning

- solskjerming

- blending, speiling og reflekser

- lyse og mørke flater

- fargetemperatur («kaldt/varmt lys»)

- farge- og luminanskontraster (skjelne objekter fra hverandre)


 10. Vurder behovet for individuell tilrettelegging mht.;


- fysisk og/eller psykisk funksjonsnedsettelse

- syns- og hørselshemmede

- astma/allergi/inneklimaproblematikk


11. Vurder behovet for renhold mht.;


- omfang og hyppighet

- individuelle behov (på grunn av f.eks. allergier)

- bruk av kjemikalier og fare for avgasser, allergier, grenseverdier osv.

- inventar og materialvalg (f.eks. teppebruk)

- støykilder ved renhold


12. Vurder behovet for «husregler» på arbeidsplassen mht.;


- stemmebruk

- mobilbruk, ringelyd, viderekobling osv.

- private telefonsamtaler

- småmøter/diskusjoner

- ryddighet og renhold

- mat/drikke på arbeidsplassen

- parfymebruk og generelle allergihensyn


Regelverk om åpent kontorlandskap 

Arbeidsmiljøloven kapittel 4 stiller krav til det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet. Kravene gjelder uavhengig av om arbeidstakerne oppholder seg ved kontorarbeidsplassen hele arbeidsdagen eller bare deler av dagen. For å forebygge helseplager og uheldig arbeidsmiljø må arbeidsgiver vurdere risikofaktorene og gjøre nødvendige tiltak på gruppe- og individnivå.


Arbeidsmiljøloven § 4-1 første ledd sier at «Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd.»


Det er arbeidsgiver som har ansvar for å legge forholdene til rette for hver enkelt ansatt så langt det lar seg gjøre. Arbeidsgiver skal også ta hensyn til at arbeidstakerne har individuelle tålegrenser for belastning og eksponering for ulike risikoforhold i arbeidsmiljøet.

Arbeidsmiljøloven § 4-4 første ledd fastslår at «(…) bygnings- og utstyrsmessige forhold (…) skal være fullt forsvarlig (…).»


Loven legger vekt på at arbeidsplassen skal være tilpasset den enkelte arbeidstaker og arbeidssituasjon. Kravene er utdypet i arbeidsplassforskriften kapittel 2 og i kommentarene til arbeidsplassforskriften.


Forskriften stiller et overordnet krav om at arbeidslokalene og atkomsten til lokalene skal være tilpasset den virksomheten og de arbeidsplassene som lokalene skal romme. Atkomst og lokaler skal også ha en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Den siste formuleringen er en rettslig standard som gjør at kravene skjerpes i takt med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet.


Faktasiden finner du her: https://www.arbeidstilsynet.no/tema/utforming-av-arbeidsplassen/apent-kontorlandskap/

Ta kontakt med Mellomrom Arkitekturpsykologi for rådgivning og bistand til utforming av kontorlokaler.

Mellomrom Arkitekturpsykologi AS
post@mellomrom.no
+47 980 37 070
Fjøsangerveien 33A
5054 Bergen
Norge