Det "kreative" kontoret

´Kreativitetsfremmende kontorer er på moten. Innendørsskoger, hjemmekoselige omgivelser og leketøy skal gjøre de ansatte mer kreative, men ekspertene er skeptiske, og mener de ansatte må få være kreative på sine premisser.´


– Det har blitt veldig populært med trendy kontorløsninger. Man vil jo at det skal være et sted der det er bra å være, og organisasjoner ønsker også at kontorene sine ser kreative ut, sier Dahle.


– Det kan ha en sterk effekt på identitet og være merkevarebyggende. I LEGO skal det for eksempel alltid være Lego tilgjengelig for de ansatte, noe som har skapt en sterk kobling mellom kontor og identitet.


For mange antakelser


Men med denne trenden med de kreative løsningene har det også kommet en del antakelser om hvordan dette skal fungere på de ansatte, sier Dahle.


– Mange organisasjoner tror for eksempel at å endre til en åpen løsning vil gi en automatisk positiv effekt på samhandling. Det er helt klart noen tendenser til det, men for at arkitektur skal ha noen effekt må den gjenspeile organisasjonsdesignet og hva organisasjonen ønsker å oppnå, og da må det jobbes med organisasjonen, kulturen og endringene. Hvis ikke kan resultatet i praksis bli noe helt annet.


– I en undersøkelse svarte for eksempel over 90 prosent at utformingen av et lokale er viktig, mens bare rundt 50 prosent av ansatte at de opplevde at arkitekturen tilrettela for at de kan jobbe produktivt. Det er altså en dårlig match mellom kontorlokalene og arbeidsprosessene, og det er et problem.


«One size fits none»


På grunn av alle antakelsene som gjøres, investeres det også en del feil, forklarer Dahle, og viser blant annet til den økte populariteten til aktivitetsbasert arbeidsplass etter at Regjeringskvartalet gikk for denne løsningen.


– Alle hoppet på det. Ingen faste plasser, «clean desk», alle skulle kunne jobbe fra hvor som helst. Ingenting så ut som kontorer lenger. Aktivitetsbasert arbeidsplass kan være en veldig god løsning, men da må organisasjonen være mobile fra før, med mobile brukere og teknologiske løsninger som hører til.


En kontorløsning kan ikke alene løse utfordringer i teknologi, organisasjon og arbeidsprosesser, konstaterer Dahle.


Problemet, sier hun, er at kontorløsningene ikke er tilpasset noen. Det er gjennomsnittsløsninger for gjennomsnittsmennesker, og da ender man opp med en størrelse som ikke passer noen helt perfekt. Den kan passe noen godt, andre midt på treet, og noen ikke i det hele tatt.


– Disse aktivitetsbaserte arbeidsplassene handler jo nettopp om å tilpasse arbeidsplassen til spesifikke arbeidsprosesser. Men det gjøres ikke. Man bruker ferdige oppskrifter som ikke er tilpasset organisasjonen.


Må ned på mikronivå


– Det brukes enormt mye penger på kontorløsninger, uten å vite effekten. De vet effekten på driftskostnader og arealeffektivitet, men ikke på arbeidsprosessene, kreativitet eller hva det skulle være. Det er påfallende hvor få organisasjoner som i det hele tatt evaluerer før og etter, og ser konkret på hvordan det påvirker organisasjonen på ulike måter. Arkitekturen har fått ta alt for stor plass, sier Dahle.


Dahle forteller at Mellomrom er opptatt av å jobbe innenfra og ut, med brukerne i sentrum, i stedet for andre veien.


– Man må ned på mikronivå og se på arbeidsprosessene, og finne ut hva som har verdi for den enkelte virksomhet, og gjerne også for hver enkelt avdeling eller team. Har det en verdi at det er mulighet for løpende informasjonsutveksling, så kan det være bra å sitte åpent, forklarer hun.


Ekskluderer introverte


Donatella De Paoli mener at kreative kontorer kan være positive for mange virksomheter, men at de har en stor utfordring.


– Jeg sier ikke at man ikke kan være kreativ sosialt. Men denne typen kontorer passer bare for en viss type mennesker: de ekstroverte.


Ekstroverte mennesker får energi av å være med andre mennesker, og for disse er kreative, åpne kontorer som skal fremme den sosiale kreativiteten helt topp. For introverte mennesker, som utgjør rundt 25 prosent av befolkningen, er disse løsningene vanskeligere.


– For introverte er det tortur å sitte sammen med andre. Og da kan man risikere å skyve disse ut. Jeg har for eksempel snakket med 30-40 ledere i Telenor, som hadde kjennskap til introverte som hadde sluttet på grunn av de kreative lokalene deres.


– Mange av de viktigste nyskapingene i verden er dessuten gjort av introverte. Vitenskapsfolk er ofte sære mennesker som jobber i sitt eget, lille rom. Hvis man ikke tilrettelegger for det så kan man risikere å gå glipp av en fjerdedel av arbeidsstokken, som kanskje også kan være de mest kreative.


For lite tilbaketrekning


Marlene Dahle i Mellomrom går lengre, og sier at både introverte og ekstroverte kan slite i åpne løsninger, men peker på et annet interessant fenomen: folk foretrekker ofte det de er vant til. De som har åpen løsning vil fortsette med åpen løsning. De som har celler vil fortsette med det. Men ett område stikker seg ut: muligheten for tilbaketrekning. Der de ansatte ikke har tilstrekkelige tilbaketrekningsmuligheter så ønsker de det.


– Det vi ser er at det blir lagt alt for lite vekt på muligheter for tilbaketrekning og konsentrasjon. Ofte ser man bare små telefonrom, og noen steder finnes det ikke i det hele tatt. Man skal alltid ha en plass å kunne trekke seg tilbake til, selv om det ikke nødvendigvis trenger å være et eget cellekontor, sier Dahle.


– Veldig få ansatte har i dag bare én spesifikk oppgave. De fleste har en kombinasjon av oppgaver som også krever ulike arbeidsformer, og det er ikke lett å legge til rette for både konsentrasjon og samhandling på samme kvadratmeter. Lokalene bør derfor tilrettelegge for variasjon.


I Mellomrom kaller de det androgyne løsninger: en god løsning skal ha sterke trekk av både konsentrasjons- og samhandlingsløsninger.


Arkitekturen som et verktøy


Hva som fører til kreativitet vil være forskjellig fra individ til individ og fra organisasjon til organisasjon, så hvis kreativitet er målet er det bedre å begynne med organisasjonen og individene, og prosessene og kulturen, og heller bruke arkitekturen som et verktøy for å nå dit, sier Dahle.


– Men løsningen kan ikke være basert på antakelser. Det første spørsmålet man bør stille er «hva skal dere egentlig med kontoret?» Når man svarer på det kan arkitekturen bli et verktøy basert på faktiske behov, også for å øke kreativiteten.


Et pingpongbord gjør ikke nødvendigvis ansatte mer kreative, men det kan føre til nødvendige avbrekk, som igjen kan skape mer kreativitet. Ingen faste plasser kan øke tverrfaglig samarbeid, men også redusere teamfølelsen. Det kommer an på organisasjonen.


– Arkitekturen har definitivt effekter, men uten å forstå brukeren blir det tilfeldig, og da kan det like godt slå ut negativt som positivt. Forstår man imidlertid brukerne og bruksområdet, kan kontorløsninger være et verktøy til kreativitet, sier Dahle.


Les hele artikkelen her, hvor du blant annet kan se mer om forskningen som er gjort av Donatella De Paoli og Arja Ropo publisert i artikkelen «Creative Workspaces: Fad or real impact?». Her foreslår de konkrete tiltak for leder som ønsker å skape rom for kreative prosesser. 

Mellomrom Arkitekturpsykologi AS
post@mellomrom.no
+47 980 37 070
Fjøsangerveien 33A
5054 Bergen
Norge