Search

Planlegg for fremtiden

Det viktigste når en skal velge nye arbeidsplasser er at det ikke bygges for hvordan organisasjonen har jobbet de siste 10 årene. Bruk anledningen til å se på hvordan dere som organisasjon jobber i dag, og om det er riktig fremover. De fleksible og varierte løsningene (aktivitetsbaserte, "free seating", "clean desk") kommer som en konsekvens av at dette passer langt bedre til den moderne kunnskapsarbeider som har varierte arbeidsoppgaver, og er digital og mobil.


Hvis vi spør folk hvilken kontorløsning de foretrekker, vil de fleste (80%), svare at de foretrekker den kontorløsningen de til enhver tid har. I en brukerprosess er en tilnærming hvor alle skal få det de ønsker eller tror er den beste løsningen, åpenbart problematisk. 

I overgangen til nye løsninger er ansatte på let etter hva som er en god løsning.


Forskningsartikler fra flere tiår tilbake trekkes frem, og skrekkhistorier fra andre selskap formidles. Brukerprosessen hvor ledelsen roper "arealeffektivitet og åpne løsninger" på ene siden, og de ansatte "cellekontor" på den andre siden, er ikke en god tilnærming, og har minimale sjanser for å komme frem til gode løsninger. Som regel vil en bare sitte igjen med sub-optimale kompromissløsninger.


Kontorløsningene er arbeidets infrastruktur, og må bygges på riktige premisser. Det er organisasjonen som skal legge premissene for arkitekturen, og ikke omvendt. Svært mange organisasjoner bruker i dag anledningen et flytte- eller ombyggingsprosjekt gir, til endring av både kultur og arbeidsprosesser. Typiske målsetninger kan være knyttet til:


- Økt grad av samarbeid på tvers av fag

- Økt grad av prosjekt/teamarbeid

- Digitalisering av arbeidsprosesser

- Bedre informasjonsflyt

- Mer fleksible arbeidsformer 

- Bygge merkevaren internt og eksternt


Det er viktig å merke seg at arkitekturen alene ikke kan forventes å innfri slike mål, men at en hele tiden må jobbe parallelt med kultur og arbeidsprosesser dersom en ønsker en endring. I et slikt perspektiv er arkitekturen ofte et godt organisasjonsverktøy.


Vi må se på hvordan selskapet er og arbeider - i dag og et stykke frem i tid. I prosessen både ansatte og ledelsen utfordres til å tenke forbi dagens løsninger - og da også dagens måte å arbeide på. Dette er en prosess ansatte og ledelse må gjennomføre sammen, og det er det som per våre definisjoner er en god brukerprosess. Her må vi ha en faktabasert tilnærming til hvordan en faktisk arbeider - i dag og i fremtiden. 


Ofte ser vi at en variasjon av åpne og/eller aktivitetsbaserte løsninger passer godt til en moderne organisasjon. Det betyr ikke at det er riktig for alle. De som er stasjonære eller som har papirbaserte arbeidsoppgaver, vil generelt ikke passe inn i en løsning med landskap og fritt plassvalg. Men er dette riktig arbeidsform for organisasjonen, eller for hver enkelt ansatt? Noen ganger kan svaret være ja - da må en tilpasse løsningene til det. I andre tilfeller er det riktig å benytte anledningen til å modernisere arbeidsformen. For å få til dette er det ikke nok å endre kontorløsning. En må først endre arbeidsform, og det kan ikke arkitekten løse.


Men: det er mange fallgruver når en skal lage åpne og/eller aktivitetsbaserte løsninger. Og vi ser svært mange dårlige løsninger der ute, og det er ikke en overraskelse at mange av dem ikke fungerer godt. I vårt arbeid med å utforme smarte, attraktive og produktive arbeidsplasser, har vi i SMAP (merkeordning for gode kontorløsninger) per i dag 50 kriterier som må følges for å kunne få gode løsninger. Det handler der ikke om "åpent eller lukket".


Kontakt oss for å se hvordan dere kan bruke SMAP som metode for utforming av løsninger. Du kan også lese mer om dette på våre kunnskapssider. 

Mellomrom Arkitekturpsykologi AS
post@mellomrom.no
+47 980 37 070

Fjøsangerveien 33A

5054 Bergen

Norge