Boka "Planning Offices Spaces" gir gode retningslinjer på planlegging av det fysiske miljø i relasjon til organisasjonens målsetninger. Boka beskriver seks kategorier av valg:
Lokasjon: kontoret eller andre steder
Bruk: individuelle arbeidsstasjoner eller free seating
Planløsning: med vegger eller uten vegger
Estetikk (appearance): nøytralt vs expressive
Arkivering: mindre papir vs papirløst
Standardisering: skreddersydde løsninger vs et konsept for alle
Lokasjon: kontoret eller andre steder
• I hvilken grad er daglig, ansikt til ansikt kontakt ønskelig?
• Er det nok tillit mellom ledelse og ansate for å tillate mobile arbeidsmåter?
• Er ledelsen forberedte til å bytte fra direkte monitorering til en mer output-based evaluering?
• Er alle de nødvendige teknologiske verktøyene tilgjengelig?
• Har det vært gjort noe for å sikre gode arbeidsplasser også utenfor selve kontoret (f eks hjemme)?
Bruk: individuelle arbeidsstasjoner (faste plasser) eller free seating
• Hvor mange ansatte jobber deltid og i hvilken grad jobber ansatte ute av kontoret?
• Hva er gjennomsnittlig utnyttelse av arbeidsstasjoner målt over flere uker ?
• I hvilken grad er daglig, ansikt til ansikt kontakt ønskelig?
• Hvilke grep kan man ta for å sikre gode arbeidsforhold ute av kontoret?
Planløsning: med vegger eller uten vegger
• I hvilken grad er det behov for konfidensialitet og hyppige en til en møter?
• I hvilken grad sees privatliv og rom størrelse som statussymbol?
• I hvilken grad trengs det samarbeidsområder med hyppig interaksjon?
Estetikk: nøytralt vs expressive
• Er kontorets uttrykk tydeliggjort ?
• I hvilken grad skal kontorets uttrykk kontrolleres? Kan ansatte sette sitt eget preg?
• Skal det være en forskjell fra områder hvor ansatte jobber og områder for besøkende?
Arkivering: papirmengde
• Hva slags informasjon jobber man med og i hvilken grad kan det bli digitalisert?
• Er nødvendig utstyr på plass og ansatte opplært i digitalt arbeid?
• Passer en streng «rene arbeidsbord» filosofi i deres firma?
Standardisering: skreddersydde løsninger vs et konsept for alle
• Hvilke kulturforskjeller er det mellom ulike avdelinger og enheter?
• Er de fleste arbeidsprosesser like gjennom hele organisasjonen eller er det betydelige forskjeller?
• Hvor viktig er det for organisasjonen som helhet å utrykke et tydelig og konsistent bilde?
Boka heter "Planning Office Spaces: a practical guide for managers and designers" og er skrevet av Juriaan Van Meel, Yuri Martens og Hermen Jan van Ree.
Les flere artikler om planlegging av nytt kontorlokale.