Suksesskriterier: Få fleksible arbeidsplasser til å fungere

Nigel Oseland har sammen med Kimberley Burt, Kate Marks og Barbara Greenberg utarbeidet et dokument som gir en god innføring i begreper knyttet til fleksible arbeidsplasser, "flexible working". Her er "fleksible arbeidsplasser" både en arbeidsform og en måte å organisere de fysiske kontorlokalene på. Videre beskriver de fordelene med fleksible arbeidsplasser og ulike suksesskriterier knyttet til overgangen til fleksible arbeidsplasser. 


Følgende punkt beskrives som avgjørende for suksess: 


Forstå behovet


- Finn ut hva som er driveren for å innføre en fleksible arbeidsplasser. Hvis det kun er for å redusere areal og spare penger, finnes det andre alternativ. Det er viktig at fokuset er på å skape gode arbeidsplasser som skal tiltrekke nye ansatte, støtte interaksjon, samhandling og innovasjon. 


- Utform en visjon for fremtiden gjennom en utforsking av arbeidsmønster og forståelse av behov både hos organisasjonen som helhet og hos sluttbrukerene som individ. Når visjonen er satt skal den tydeliggjøres og være en rød tråd gjennom hele prosjektet. Avviker man for mye fra visjonen kan det påvirke prosjektet negativt. Bestem hvordan organisasjonen skal se ut etter endringen. 


- Utvikle en positiv tilnærming til fleksible arbeidsplasser. Den fleksible arbeidsformen må innarbeides som en del av kulturen i selskapet. 


Identifiser nøkkelpersoner i organisasjonen


- En overgang til fleksible arbeidsplasser krever støtte fra både topp- og mellomledelse. Gjennom hele prosjektet er det et stort behov for tydelig lederskap både til å sette visjonen, og til å være et forbilde for arbeidsformen. Det er vanskelig å gjennomføre hos de ansatte, dersom alle ledere skal ha spesialløsninger for seg. 


- Finn personer som er raskest til å tilpasse seg den nye arbeidsformen og bruk dem som ambassadører. 


- Få viktige avdelinger som IT, HR og Facility managere til å samarbeide og jobbe etter samme agenda. 


Legg en plan for endringsprosessen


- Planen for endringsprosessen er et viktig suksesskriterie. Dette innebærer kommunikasjon, konsultasjon/rådgivning og lobbyvirksomhet på alle nivå i organisasjonen. 


- Endringsledelse er mer enn bare enveiskommunikasjon. Involver de ansatte og gi dem eierskap til leveranser i prosjektet. 


- Vurder og utforsk ulike metoder for å få de ansatte positive til den nye arbeidsformen, inkludert befaringer hos andre som allerede har gjennomgått endringen, pilotlokaler, veiledningsdokumenter og/eller en velkomstpakke. 


- Lær opp mellomledere til å kunne lede ansatte på en ny måte, og lær opp de ansatte i selv-motivasjon og oppgavehåndtering i en slik arbeidsform. 


Finn og benytt dere av den "optimale løsningen"


- Fleksible arbeidsplasser er nettopp det - fleksible. Formen vil variere fra bedrift til bedrift og vil forandre seg over tid. 


- Vurder hvor organisasjonen er i dag og hvor den skal i fremtiden. Sett det i kontekst til nøkkeldrivere og potensielle hindre. 


- Utfordre visjonen, men vær realistisk slik at prosjektet er gjennomførbart. 



Les mer om fordelene med fleksible arbeidsplasser både for organisasjonen som helhet og for hver enkelt ansatt. 


Hele rapporten kan leses her: 

http://www.workplaceunlimited.com/2010%20BCO%20Making%20Flexible%20Working%20Work.pdf

Mellomrom Arkitekturpsykologi AS
post@mellomrom.no
+47 980 37 070
Fjøsangerveien 33A
5054 Bergen
Norge