Bærekraftige kontorløsninger

Dette konseptet kombinerer fritt plassvalg med enkeltkontor. Når du kommer til basekontoret, kan du fritt velge det enkeltkontoret du ønsker å bruke. Konseptet kombinerer den gode skjermingen til enkeltkontoret med fleksibiliteten ved fritt plassvalg, og er samtidig bærekraftig, da antallet enkeltkontorer er tilpasset antallet ansatte som er til stede på kontoret en gitt dag – og ikke det totale antallet ansatte i bedriften. Det er viktig at det er tilstrekkelig antall kontorer til at det er enkelt å finne et ledig rom når man kommer på jobb, og så lenge dette målet er nådd, trenger man ikke flere kontorer. Oppbevaring av bøker og personlige eiendeler gjøres i egne arealer utenfor enkeltkontorene, gjerne tilknyttet avdelingens hjemmebase. Og hva med et felles fagbibliotek?

Innenfor dette konseptet er hvert enkeltkontor delt mellom to (eller flere) personer, hvor man avtaler hvem som er hvilke dager på basekontoret. Innenfor dette konseptet er det altså fast plass, men kontoret er ikke kun ditt eget. Det vil her være mulig å oppbevare egne bøker og eiendeler på enkeltkontoret, og det samme gjelder kollegaen som deler kontoret med deg.

For ansatte som foretrekker å være på basekontoret bestemte dager i uken, og som kjenner at det er viktig å ha sin egen plass, kan dette være riktig konsept. Det er heller ikke noe i veien for at konseptet fritt enkeltkontor kombineres med delte enkeltkontorer. Dette vil gjøre det mulig for ansatte som ønsker sin egen plass å få dette, mens ansatte som foretrekker friheten til å jobbe helt fleksibelt, kan gjøre det.

Aktivitetsbaserte kontorer har stor variasjon i rom- og sonetyper, hvor ansatte setter seg der de ønsker. Gode aktivitetsbaserte løsninger har rikelig med multirom (som både kan se ut som enkeltkontor og små grupperom) tilgjengelig for de ansatte, i tillegg til plasser i åpne landskap – fortrinnsvis små landskaper. Ulike landskaper har gjerne ulike bruksregler; for eksempel et landskap for stille individuelt arbeid, og et annet hvor det er greit å prate og samhandle spontant.

Aktivitetsbaserte løsninger er det konseptet som tilbyr størst grad av variasjon. Vi alle forskjellige, og har ulike preferanser for hvordan og hvor vi jobber. Varierte arealer gjør det mulig å møte alles behov, og oppnå en arbeidsplass som fungerer godt for alle. Dette er også en løsning som fint kan kombineres med andre kontorkonsepter, ved behov. Hva med å kombinere med noen delte enkeltkontorer for de ansatte som ønsker eller behøver sin egen plass?

Møtekuben er konseptet for foretak som ønsker å prøve noe helt annerledes. I våre kartlegginger spør vi ofte de ansatte hvor de selv ønsker å gjøre ulike typer arbeidsoppgaver. Svarmønsteret er tydelig: Samhandlingsbasert arbeid er noe de ansatte ønsker å gjøre på kontoret, ikke hjemmefra. Dette gjelder både møter og mer uformell samhandling.

Møtekuben tar dette helt ut, og er et basekontor som kun legger til rette for samhandling. Konseptet består av gode møterom i ulike størrelser, uformelle fellesarealer med sofaer og samtalekroker, kantine/arbeidskafe, gjerne kaffebar, i tillegg til noen svært få arealer dedikert til individuelt arbeid og konsentrasjon, innimellom møter og samtaler. Løsningene skal også ha tilbaketrukne arealer for hvile og velvære. Konseptet inkluderer imidlertid ikke klassiske kontorlandskap eller enkeltkontorer.

Møtekuben er et svært utradisjonelt valg, som kan være aktuelt for bedrifter med sterk kultur for at individuelt arbeid gjøres hjemmefra, at kontoret er for å treffe kollegaer. Det kan også være aktuelt for bedrifter som i stor grad driver med samhandlingsbasert arbeid. Avhengig av hvor ofte de ansatte jobber hjemmefra, er det potensiale for svært arealeffektive kontorløsninger med dette konseptet. Men: Møtekuben forutsetter at alle ansatte har gode arealer hjemme for fokusert, individuelt arbeid. Dersom dette ikke er tilfelle, må det settes av større arealer til konsentrert arbeid.

Næringsklynger samlokaliserer foretak innen samme næring og fagfelt i de samme lokalene. Dette er en modell som har eksistert lenge, med eksempler som Media City Bergen og Alrek helseklynge. Samlokalisering innad i samme fagfelt gjør det enklere å samarbeide og dele kunnskap med et større nettverk. For at en næringsklynge skal regnes som “grønn” når det gjelder arealbruk, er det imidlertid avgjørende at lokalene utformes og brukes etter ett eller flere av de fire foregående kontorkonseptene.

I tillegg åpne grønne næringsklynger for en ytterligere mulighet: deling av lokalene mellom de ulike foretakene i klyngen. Dette vil gjøre det mulig for de ulike foretakene å ha regelmessige fellesdager for alle sine ansatte, ved å avklare en rotering av fellesdager med de øvrige foretakene i klyngen. Slik unngår man tomme, arealsløsende lokaler, samtidig som man får muligheten til at hele virksomheten regelmessig treffes ansikt til ansikt. Som en bonus får man også muligheten til enkel samhandling med andre foretak i samme næring/fagfelt.

Mange oppstartsbedrifter, grundere og enkeltpersonforetak benytter i dag kontorfellesskap (på engelsk: coworking spaces), hvor det er mulig å leie en eller flere arbeidsplasser i et areal som er delt med andre mindre foretak, og hvor det er mulig å endre antall leide arbeidsplasser relativt raskt.

Som for næringsklynger, legger kontorfellesskap godt til rette for samhandling med andre foretak, og muliggjør fellesdager for alle ansatte – men denne modellen er heller ikke automatisk bærekraftig. Igjen er det avgjørende at kontorfellesskapet tilbyr planløsning og bruksregler etter en av de fire første konseptene i vår meny. Kontorfellesskapet bør også tilby fleksible bookingløsninger, hvor man kan velge hvilke dager man skal være til stede. Dette konseptet åpner for svært fleksibel bruk av lokalene, dersom leiemodellen også gjør det.

Et kontorfellesskap kan fungere som foretakets basekontor – altså hovedkontoret for organisasjonen, i motsetning til hjemmekontoret. Det kan også fungere som en «tredje lokasjon», i tillegg til basekontoret og hjemmekontoret, for eksempel for enkeltansatte på reise. Det syvende og siste punktet på menyen vår, skisserer en litt annen modell for slike «tredje lokasjoner».

Under pandemien vokste nærkontor (også kalt lokale kontorhuber) frem som et helt nytt fenomen i flere land, typisk i utkanten av de større byene eller på mindre steder. Mange kontorarbeidere flyttet til mindre steder, enten midlertidig eller permanent, og da restriksjonene ble færre vokste behovet frem for lokale møtepunkter med andre kontorarbeidere. Det viktige her er ikke nødvendigvis et nærings- eller fagfellesskap, men å møte andre mennesker ansikt til ansikt i løpet av arbeidsdagen.

Nærkontoret kan klassifiseres som et litt mindre og mer uformelt kontorfellesskap, og er særlig aktuelt for hjemmekontorister utenfor bykjernene og i distriktene. Et nærkontor vil kunne gi sosial stimulans og variasjon til ansatte som i stor grad ellers jobber alene. Samtidig kan det gjøre det mer attraktivt å bo i distriktene, og redusere trafikken til og fra bykjernen – med andre ord dobbel miljøgevinst. Nærkontor kan etableres av lokalsamfunnene selv, av foretak som driver kontorfellesskaper, som et samarbeid mellom foretakene som hjemmekontoristene tilhører, eller av boligbyggelag, slik OBOS allerede har satset på. Her er det stort potensiale for grønn innovasjon!

For at et nærkontor skal regnes som «grønt», er det avgjørende at det forholder seg til de samme premissene som de øvrige alternativene på menyen: deling av lokalene, slik at arbeidsplasser ikke trenger å stå tomme de dagene man jobber andre steder.